/
/

Personuppgiftsbehandling (GDPR)

Läs om hur Katrineholms kommun använder Dataskyddsförordningen, GDPR.

Dataskyddsförordningen, GDPR

Katrineholms kommun behandlar personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning, bland annat EU:s Allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679, nedan kallad dataskyddsförordningen).

Här berättar vi hur och varför vi behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Enligt dataskyddsförordningen är en personuppgift varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Personuppgift kan alltså vara ditt namn, personnummer, fotografi, IP-adress, mejladress med mera.

Personuppgiftsansvariga – de som hanterar personuppgifter

I Katrineholms kommun är nämnderna och kommunstyrelsen personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som behandlas inom respektive nämnds/styrelsens verksamhet. Här finns information om kommunens olika nämnder och vilken verksamhet de har.

Varför behandlas personuppgifter?

Katrineholms kommun behandlar personuppgifter för att utföra uppgifter som ingår i kommunens uppdrag som bland annat innefattar följande verksamheter:

  • vård- och omsorg
  • socialtjänst
  • förskola, grund- och gymnasieutbildning
  • samhällsbyggnad, exempelvis bygglov
  • kultur och evenemang
  • vuxenutbildning och arbetsmarknadsarbeten
  • genomföra politiska sammanträden
  • genomföra allmänna val
  • sprida information till invånarna

Varje behandling ska ha ett specifikt syfte och utföras med stöd av minst ett av de lagliga krav som anges i dataskyddsförordningen. I flertalet fall stöds behandlingen av att det utgör ett allmänt intresse eller är myndighetsutövning, men det kan också vara genom ett avtal eller på grund av krav i annan lagstiftning (rättslig förpliktelse). Ibland stöds behandlingen på ett samtycke från personen som berörs. Om vi har behandlat dina personuppgifter med stöd av samtycke har du alltid rätt att dra tillbaka samtycket för att vi ska upphöra med behandlingen. Eftersom kommunen följer lagar som reglerar hur vi får hantera allmänna handlingar, till exempel Tryckfrihetsförordningen och Arkivlagen kan vi behöva spara dina personuppgifter längre än du önskar.

Hur behandlar kommunen personuppgifter?

Endast de personuppgifter som är nödvändiga för att kunna hantera eller handlägga ditt ärende samlas in och behandlas. Personuppgifterna kan antingen hämtas in eller lämnas vid direktkontakt med dig eller genom att kommunen samlar in uppgifterna från en annan myndighet eller offentlig källa. Till exempel registreras personuppgifter hos oss när du ansöker om förskoleplats, ekonomiskt bistånd eller bygglov.

Om kommunen ska påbörja en ny behandling av personuppgifter i stor omfattning och det berör särskilda kategorier av personuppgifter (känsliga personuppgifter som uppgifter om politiska åsikter, religion, hälsa eller sexuell läggning) ska en konsekvensbedömning göras innan behandlingen påbörjas.

Dina personuppgifter lämnas endast till dem som behöver dessa för att utföra arbetsuppgifter eller tjänster inom eller åt kommunen. Med stöd av Tryckfrihetsförordningen kan det också förekomma att dina personuppgifter lämnas ut till den som begär ut allmänna handlingar.

Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES-området. I de fall dina uppgifter kräver behandling utanför EU, till exempel av någon av våra tjänsteleverantörer, säkerställer vi att det finns skyddsåtgärder på plats så att mottagarna behandlar personuppgifterna i enlighet med de krav som ställs i dataskyddsförordningen.

Dina personuppgifter sparas så länge det behövs för att fullgöra det avsedda ändamålet. Genom regler i Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen och Arkivlagen kring allmänna handlingar kan dock dina uppgifter komma att bevaras längre än så. Mer information om lagring av personuppgifter i det enskilda fallet får du av den som är personuppgiftsansvarig, nämnd/kommunstyrelse, och som behandlar dina uppgifter.

Dina personuppgifter kommer i vissa fall att hanteras av ett personuppgiftsbiträde. Det kan exempelvis vara en systemleverantör, som behöver tillgång till våra system vid support. I de fall ett biträde används ska avtal upprättas mellan den personuppgiftsansvarige, nämnd/kommunstyrelse, och biträdet. Avtalet reglerar hur biträdet får behandla personuppgifterna och att det ska ske i enlighet med gällande lagstiftning. Om ett biträde används kan du alltid kontakta den personuppgiftsansvarige för att få kontaktuppgifter till biträdet.

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook eller Instagram, för att komma i kontakt med Katrineholms kommun överförs alltid informationen samt personuppgifter till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Om du skickar e-post till kommunen rekommenderar vi att du inte inkluderar känsliga uppgifter eller personnummer i ditt meddelande.

Rättigheter för dig som lämnar personuppgifter till Katrineholms kommun

Har du frågor om vilken information vi sparar, vilka rättigheter du har eller vad som finns sparat om dig? Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter som Katrineholms kommun behandlar, ett så kallat registerutdrag. Du kommer bli ombedd att legitimera dig för att få ut uppgifterna. Ta kontakt med Katrineholms kommuns kontaktcenter om du har frågor om hur vi hanterar personuppgifter eller vill begära ett registerutdrag. Kontaktuppgifter hittar du här

Du har också rätt att få felaktiga eller missvisande personuppgifter rättade, att invända mot behandlingen eller begära att vi raderar de personuppgifter vi har om dig. Det sker dock om det finns stöd för det i lag, till exempel de lagar som reglerar hur vi hanterar allmänna handlingar.

Du kan invända mot att personuppgifterna används för automatiserat beslutsfattande, exempelvis ett automatiserat avslag på en ansökan. I vissa fall har du också rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll. I så fall kan vi vara skyldiga att underlätta en sådan överflyttning. Kontakta den personuppgiftsansvarige, nämnd/kommunstyrelse, för information om detta.

Har du frågor om kommunens arbete med GDPR?

Då är du välkommen att kontakta:

Therese Jigsved
Hon nås på:
Telefon: 047-239 10 16
Mejl: dataskydd@sydarkivera.se

Anser du att Katrineholms kommun bryter mot reglerna för personuppgiftsbehandling kan du kontakta dataskyddsombudet eller Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) Länk till annan webbplats. som är tillsynsmyndighet.

Kommunens personuppgiftsbehandlingar

Kommunens personuppgiftsbehandlingar sker utifrån ovanstående text men kräver olika lagliga grunder och följer olika regelverk och rutiner. Nedan hittar du mer information om varje behandling.

Listan byggs just nu på och kan sakna behandlingar. Har du frågor om en specifik behandling tveka inte att höra av dig till oss.

Så här hanterar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas av Katrineholms kommun och bildningsförvaltningen enligt de regler och lagar som gäller.

Här beskriver vi vad som specifikt gäller för bildningsförvaltningen.

I beskrivningen ingår ändamålet, vilken behandling som utförs, kategorier av personuppgifter, gallring och arkivering samt vilken laglig grund vi som ansvariga har för behandlingen.

Det är bildningsnämnden som ansvarar för de behandlingar som beskrivs här. För alla personuppgiftsbehandlingar gäller att de inom vår organisation som har behov av att ta del av uppgifterna i sitt arbete kommer att ta del av uppgifterna.

På grund av bestämmelserna om allmänna handlingar i Tryckfrihetsförordningen kan andra komma att ta del av personuppgifter som vi behandlar. Om du vill begära rättelse, radering, begränsning av användande av dina personuppgifter eller har en begäran om dataportabilitet kontakta bildningsnämnden genom kontaktuppgifterna nedan. På grund av de lagar som styr vår verksamhet kan dina rättigheter komma att begränsas.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att hanteras den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig enligt fastställda gallringsrutiner. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Beskrivning av bildningsnämndens behandling av personuppgifter

Begäran av registerutdrag

Du har rätt att begära information om vilka behandlar vi utför om dig. Kontakta bildningsforvaltningen@katrineholm.se för att få ut det.

Klagomål

Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina personuppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna, blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas kontaktar du Katrineholms kommuns dataskyddsombud på dataskydd@sydarkivera.se. Om du fortfarande inte är nöjd med hur Katrineholms kommun sköter ditt ärende har du rätt att skicka ett klagomål avseende behandlingen av personuppgifter till imy@imy.se.

Kontakta oss

Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och dataskydd genom att ta kontakt med bildningsförvaltningen via bildningsforvaltningen@katrineholm.se alternativt kontakta Katrineholm kommuns dataskyddsombud på dataskydd@sydarkivera.se


Lärplattform

I förskolan och fritidshemmet använder vi lärplattformen Ping Pong. Där behandlas personuppgifter i form av barnens namn och personnummer, vårdnadshavares namn, personnummer och kontaktuppgifter, förskola, fritidshem och avdelning. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Om foton förekommer inhämtas samtycke. Syftet med behandlingen är kommunikation mellan vårdnadshavare och personal samt att vårdnadshavare genom lärplattformen ska kunna följa sitt barns utveckling samt förskolans och fritidshemmets arbete. Uppgifterna finns kvar så länge ett barn har en aktiv placering.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: Ping Pong AB

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

Förskolans och fritidshemmets personal har en skyldighet att anmäla till förskolechefen respektive rektorn om ett barn anser sig vara utsatt för kränkande behandling eller trakasserier. Förskolechefen/rektorn har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade barnen i form av namn, födelsedatum, förskola eller fritidshem, avdelning samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför bildningsförvaltningen förutom personuppgiftsbiträdet.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: Visma

Dokumentation om barns utveckling

Personal i förskolan dokumenterar barns utveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, födelsedatum, foto och film. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Barnomsorgsadministration

För barnomsorgsadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar även vårdnadshavares epost-adresser och telefonnummer. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer, e-postadress till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Även vilken förskola, fritidshem och avdelning barnet går på behandlas. Uppgifterna behövs bland annat för att kontakta hemmet vid behov. Vi bevarar uppgifterna i tio år. För förskolebarn har vi en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om namn, personnummer, förskola, inskrivningstid och avdelning till Statistiska centralbyrån.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: IST AB.

Ansökan om plats och debitering av avgifter

För att kunna administrera ansökningar om plats till förskola och fritidshemmet samlar vi in personuppgifter från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, adress och personnummer. För förskolans del samlar vi även in uppgifter om placering av syskon för att avgöra om syskonförtur ska tillämpas. Telefonnummer och e-postadresser samlas in från vårdnadshavarna själva för att kunna kommunicera kring ansökningar och platserbjudanden. Vårdnadshavarna lämnar också uppgifter om barnets vistelsetider. Ansökningar, beslut, vistelsetider och uppsägningar av förskole- och fritidshemsplatser sparas i tio år.

För att kunna debitera avgifter för förskola och fritidshem samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn och personnummer samt syskons namn och personnummer. Uppgifter om syskon behöver vi för att kunna avgöra om avgiften ska reduceras på grund av syskonrabatt. Uppgifter om hushållets inkomster samlas in från vårdnadshavare själva. Bildningsförvaltningen genomför regelbundet inkomstkontroll för att kontrollera att hushållen betalar rätt avgift. Vi sparar uppgifterna i tio år.

Vid obetalda avgifter lämnas uppgifter till vårt inkassobolag och eventuellt till Kronofogdemyndigheten.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: IST AB.

Resursfördelning

För att kunna betala ut skolpeng och tilläggsbelopp till våra förskolor och fritidshem samt andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Även vilken förskola eller fritidshem barnet går i behandlas samt barnets invandringsdatum. Uppgifter som namn, födelsedata och personnummer används när Katrineholms kommun fakturerar andra kommuner vars elever går i förskola eller fritidshem i Katrineholm. Uppgifter som namn och födelsedata lämnas även ut till externa huvudmän där Katrineholms kommun har elever. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng i tio år.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: IST AB, Raindance

Skolskjuts

Vid ansökan om skolskjuts behandlas personuppgifter i form av namn, adress, skola, personnummer, vårdnadshavare och i förekommande fall uppgifter om hälsa. Behandlingen är nödvändig för att avgöra om en elev har rätt till skolskjuts. Ansökan och beslut sparas i två år och gallras sedan. Uppgifter om namn, adress, skola, kontaktuppgifter till vårdnadshavare samt eventuella hjälpmedel (till exempel rullstol) lämnas ut till det bolag som utför skolskjutsen. Fakturor från bolaget innehåller uppgifter om namn på elever som har skjutsats, vilket datum samt mellan vilka adresser. Fakturor sparas i 10 år.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: Sokigo AB.

Lärplattform

I grundskolan och grundsärskolan använder vi lärplattformen Ping Pong. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn och personnummer, vårdnadshavares namn, personnummer och kontaktuppgifter, skola, årskurs och klass. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om schema, frånvaro, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena, skriftliga individuella utvecklingsplaner. Syftet med behandlingen är att registrera frånvaro, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt att sköta kommunikationen mellan skolan personal, elever och vårdnadshavare.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: Ping Pong AB

Pedagogisk plattform för skolarbeten

Google Suit for Education används som pedagogiskt verktyg. Det är en molnbaserad tjänst som på olika sätt förenklar och förbättrar skolarbetet. Det innehåller redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender, blogg och egna hemsidor. Det finns också en del som heter Google Classroom där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningsdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbetena som är inlämnade. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemet behandlas elevens och personalens personuppgifter i form av namn och födelsedata, e-post samt sparade dokument och arbeten. Elevens konto och material raderas när eleven slutar skolan.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

End-user License Agreement: Google.LCC

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

Skolans personal har en skyldighet att anmäla till rektor om en elev anser sig vara utsatt för kränkande behandling. Rektor har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade eleverna i form av namn, födelsedatum, årskurs och klass samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför bildningsförvaltningen förutom personuppgiftsbiträdet.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: Visma

Mottagande i grundsärskola

Inför ett mottagande i grundsärskola behandlas personuppgifter i form av namn och personnummer samt pedagogisk, social, medicinsk och psykologisk utredning. En placering i grundsärskola följs också regelbundet upp varvid personuppgifter behandlas. Uppgifterna sparas för all framtid.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: IST AB och CompuGroup Medical AB

Dokumentation om elevernas kunskapsutveckling

Alla lärare dokumenterar elevernas kunskapsutveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, klass och resultat på uppgifter/prov. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs av läraren för att sätta betyg/omdöme.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Elevadministration

För elevadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar även vårdnadshavares e-postadress och telefonnummer. Dessutom behandlar vi namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Även vilken skola, årskurs och klass eleven går i behandlas och om eleven läser modersmål. Uppgifterna behövs bland annat för att ta fram klasslistor, sätta betyg och kontakta hemmet vid behov, samt hantera resultat på nationella prov. Vi bevarar uppgifterna enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan. Vi har en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om personnummer, skola, klass, betyg i årskurs 6 och 9, åtgärdsprogram, anpassad studiegång, modersmål, moderna språk, svenska som andraspråk, eventuell studiehandledning, särskilt stöd eller särskild undervisningsgrupp till Statistiska centralbyrån.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: IST AB

Resursfördelning

För att kunna betala ut skolpeng och tilläggsbelopp till våra skolor samt andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers namn, personnummer och adress. Även uppgifter om vilken skola, årskurs, klass eleven går i behandlas samt uppgifter om eleven läser modersmål och elevens invandringsdatum. Uppgifter som namn, födelsedata och personnummer används när Katrineholms kommun fakturerar andra kommuner vars elever går i skola i Katrineholm. Uppgifter som namn och födelsedata lämnas även ut till externa huvudmän där Katrineholms kommun har elever. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng i tio år.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: IST AB, Raindance

Kamerabevakning Järvenskolan

Vid kamerabevakning hanteras personuppgifter i form av rörlig bild. Syftet med behandlingen är att förebygga, förhindra och beivra skadegörelse, våldsbrott, bränder och stölder.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse, det vill säga för att kunna bedriva skolverksamhet och garantera trygghet och studiero för eleverna enligt skollagen.

Uppgifterna gallras var 14 dag. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till polisen eller annan brottsbekämpande myndighet.

Skolskjuts

Vid ansökan om skolskjuts inom gymnasieskolan behandlas personuppgifter i form av namn, adress, skola, personnummer, vårdnadshavare och i förekommande fall uppgifter om hälsa. Behandlingen är nödvändig för att avgöra om en elev har rätt till skolskjuts. Ansökan och beslut sparas i två år och gallras sedan. Uppgifter om namn, adress, skola, kontaktuppgifter till vårdnadshavare samt eventuella hjälpmedel (till exempel rullstol) lämnas ut till det bolag som utför skolskjutsen. Fakturor från bolaget innehåller uppgifter om namn på elever som har skjutsats, vilket datum samt mellan vilka adresser. Fakturor sparas i 10 år.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: Sokigo AB.

Lärplattform

I gymnasieskolan och gymnasiesärskolan använder vi lärplattformen Ping Pong. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn och personnummer, vårdnadshavares namn, personnummer och kontaktuppgifter, skola, årskurs och klass. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om schema, frånvaro, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena, skriftliga individuella utvecklingsplaner och studieplaner. Syftet med behandlingen är att registrera frånvaro, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt att sköta kommunikationen mellan lärare, elever och vårdnadshavare.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: Ping Pong AB.

Pedagogisk plattform för skolarbeten

Google Suit for Education används som pedagogiskt verktyg. Det är en molnbaserad tjänst som på olika sätt förenklar och förbättrar skolarbetet. Det innehåller redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender, blogg och egna hemsidor. Det finns också en del som heter Google Classroom där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningsdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbetena som är inlämnade. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemet behandlas elevens och personalens personuppgifter i form av namn och födelsedata, e-post samt sparade dokument och arbeten. Elevens konto och material raderas när eleven slutar skolan.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

End-user License Agreement: Google.LCC

Inackorderingsbidrag

För att avgöra om en elev har rätt till inackorderingsbidrag behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, folkbokföringsadress, telefonnummer, inackorderingsadress, skola, program, årskurs, klass, orsak till ansökan, vårdnadshavares namn och personnummer samt bank och kontonummer. Uppgifterna gallras efter utbildningens slut.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: IST AB

Mottagande i gymnasiesärskola

Inför ett mottagande gymnasiesärskola behandlas personuppgifter i form av namn och personnummer samt pedagogisk, social, medicinsk och psykologisk utredning. En placering i gymnasiesärskola följs också regelbundet upp varvid personuppgifter behandlas. Uppgifterna sparas för all framtid och lämnas inte ut utanför bildningsförvaltningen.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: IST AB och CompuGroup Medical AB

Kommunens aktivitetsansvar för ungdomar (KAA)

Hemkommunen har skyldighet enligt lag att löpande hålla sig informerad om hur hemkommunens ungdomar som har fullgjort sin skolplikt, men inte har fyllt 20 år och inte genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola, gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning är sysselsatta. Hemkommunen har inom ramen för ansvaret uppgiften att erbjuda de ungdomar som berörs lämpliga individuella åtgärder.

De personuppgifter som behandlas inom ramen för kommunalt aktivitetsansvar är namn, personnummer, adressuppgifter, e-post, aktivitetsåtgärder. Personuppgifterna gallras när ungdomen folkbokförs i annan kommun eller när den fyller 20 år.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse

Personuppgiftsbiträde: IST AB

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

Skolans personal har en skyldighet att anmäla till rektor om en elev anser sig vara utsatt för kränkande behandling. Rektor har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade eleverna i form av namn, födelsedatum, årskurs och klass samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför bildningsförvaltningen förutom till personuppgiftsbiträdet.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: Visma

Dokumentation om elevernas kunskapsutveckling

Alla lärare dokumenterar elevernas kunskapsutveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, klass och resultat på uppgifter/prov. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs av läraren för att sätta betyg/omdöme.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Elevadministration

För elevadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar även vårdnadshavares e-postadress och telefonnummer. Dessutom behandlar vi namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Vidare behandlas uppgifter om vilken skola, årskurs, program och klass, eventuella studieavbrott, elevens individuella studieplan samt om eleven läser modersmål. Uppgifterna behövs bland annat för att ta fram klasslistor, sätta betyg och kontakta hemmet vid behov samt hantera elevers resultat på nationella prov. Vi bevarar uppgifterna enligt dokumenthanteringsplan. Vi har en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om modersmål, moderna språk, svenska som andraspråk och resultat på nationella prov till Statistiska centralbyrån. Till Centrala studiestödsnämnden lämnar vi uppgifter om personnummer, namn, studieväg och årskurs.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: IST AB

Resursfördelning

För att kunna betala ut skolpeng och tilläggsbelopp till våra skolor samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers namn, personnummer och adress. Även vilken skola, program och klass eleven går i behandlas samt uppgifter om eleven läser modersmål och grundskoleämnen. Uppgifter som namn och födelsedata används när Katrineholms kommun fakturerar andra kommuner vars elever går i skola i Katrineholm. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng i tio år.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: IST AB, Raindance

Kamerabevakning Duveholmsgymnasiet

Vid kamerabevakning hanteras personuppgifter i form av rörlig bild. Syftet med behandlingen är att förebygga och förhindra skadegörelser, våldshandlingar, bränder och stölder.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse, det vill säga för att kunna bedriva skolverksamhet och garantera trygghet och studiero för eleverna enligt skollagen.

Uppgifterna gallras var 14 dag. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till polisen eller annan brottsbekämpande myndighet.

Så här behandlar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas av Katrineholms kommun och samhällsbyggnadsförvaltning enligt de regler och lagar som gäller. Här beskriver vi vad som specifikt gäller för bygg- och miljö.

I Dataskyddsförordningens artikel 6 regleras de lagliga grunder som gäller för behandling av personuppgifter. Det är med stöd av dessa bestämmelser som vi inom Samhällsbyggnadsförvaltningen behandlar personuppgifter.

Vi behandlar personuppgifter i ett arkivhanteringssystem som levereras till Samhällsbyggnadsförvaltningen av en extern aktör. Leverantören har också ofta tillgång till våra personuppgifter i och med drift, underhåll och support av systemet. I dessa fall tecknar vi alltid ett särskilt avtal, ett personuppgiftsbiträdesavtal, med leverantören där det tydligt framgår att personuppgifter endast får hanteras i enlighet med våra instruktioner och att sekretess gäller för uppgifterna.

Bygg, mark och rivningslov

Vid ansökan eller anmälan behandlas personuppgifter i form av namn, adress, personnummer, fastighetsbeteckning och koordinater. Behandlingen är nödvändig för att avgöra och fatta beslut i ett lovärende. Ansökan och beslut sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

Miljö- och hälsoskydd

För miljöfarlig verksamhet och annan tillståndspliktig verksamhet krävs en ansökan om tillstånd och i vissa fall är verksamheten endast anmälningspliktig. Där behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post och fastighetsbeteckning. Syftet med behandlingen är att kunna fatta beslut och att kunna utföra kontroller. Beslut sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

Livsmedelsverksamhet

Det krävs en anmälan om registrering för att bedriva livsmedelsverksamhet . Registreringen är en förutsättning för att tillsynsmyndigheten ska kunna genomföra kontroll av verksamheten i syfte att säkerställa att livsmedelslagstiftningen efterlevs och att fatta de beslut som behövs med anledning av resultatet av kontrollen. De personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress och fastighetsbeteckning. Anmälan och beslut i samband med kontroll sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

Handel med tobak, öl och receptfria läkemedel

I samband med ansökan om tillstånd att sälja tobak och anmälan om handel med öl klass 2 och receptfria läkemedel behandlas personuppgifter som namn, personnummer, verksamhetsutövare, adress, telefonnummer och fastighetsbeteckning. I samband med ansökan om tillstånd att sälja tobak inhämtas uppgifter från skatte, kronofogde och polismyndighet i syfte att utifrån en profilering kunna fatta beslut i enlighet med tobakslagen. Dessa uppgifter sekretessmarkeras.

Ansökningar, anmälan och beslut om tillstånd och beslut i samband med kontroll sparas enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

Kontroll och tillsyn

I samband med klagomål pga. olika typer av störningar och där tillsynsmyndigheten startar ett ärende informeras den verksamhet/person som påstås vara orsak till störningen. Det kan handla om buller, lukt, eller boendemiljö. Vi behandlar i dessa fall personuppgifter som namn, adress, fastighetsbeteckning. Anmälan och beslut i samband med kontroll sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

P-tillstånd för rörelsehindrade

Det krävs en ansökan för att P-tillstånd ska kunna beslutas. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att öka tillgängligheten i kommunen för berörd registrerad. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Service- och tekniknämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Service- och tekniknämnden.

Upplåtelse av offentlig platsmark

Det krävs en ansökan för att ta i anspråk kommunens mark för en verksamhet t.ex. torghandel, uteservering och uppställning av containrar. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att svara på remisser från polismyndigheten som äger frågan och beredskap avseende en fungerande infrastruktur och offentlig miljö. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Service- och tekniknämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Service- och tekniknämnden.

Grävtillstånd

Det krävs en ansökan för att gräva i kommunens mark. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är skapa en fungerande infrastruktur och offentlig miljö. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Service- och tekniknämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Service- och tekniknämnden.

Tomt- och bostadsrättskö

I samband med att kommunen planerar försäljning av tomtmark och upplåtelse av bostadsrätt kan spekulanter lämna in en intresseanmälan. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att kommunen ska kunna erbjuda försäljning till intresserade för ett framtida köp. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, allmänt intresse, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB
Personuppgiftsansvarig: Kommunstyrelsen.

Sociala medier

Katrineholms kommun finns i sociala medier för att kunna föra dialog med medborgarna där de befinner sig. Genom sociala medier kan också rätt information spridas till rätt målgrupp genom annonsering. Vi publicerar inlägg med bild och ibland namn på personer, detta med samtycke som laglig grund.

I fåtal fall bevaras publika inlägg för all framtid enligt bestämmelser i Arkivlagen då skärmdumpar på sidor kan göras. Inlägg och meddelanden i sociala medier räknas som allmänna handlingar och kan begäras ut.

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med Katrineholms kommun, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Laglig grund för behandlingen: Samtycke och myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse
Personuppgiftsbiträde: Facebook, Google och Microsoft
Personuppgiftsansvarig: Kommunledningsförvaltningen

Webbplatsen

Vår webbplats är en viktig del i vårt arbete att sprida information om vad som händer och har hänt i kommunen eller lyfta kommunens verksamhet. På webbplatsen behandlar vi personuppgifterna namn, e-post och anställningstitel på vissa anställda, bilder och filmer på anställda och medborgare samt namn på personer som på något sätt samarbetar med kommunen och på så sätt kan förekomma i nyheter och annat.

Alla behandlingar sker utifrån rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I fåtal fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen då skärmdumpar på sidor kan göras. De flesta uppgifterna gallras dock när de inte längre är relevanta.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse
Personuppgiftsbiträde: Consid och Sitevision
Personuppgiftsansvarig: Kommunledningsförvaltningen

Bild & film

Vi använder bild och film i vårt arbete där syftet är att sprida information om vad som händer och har hänt i kommunen eller lyfta kommunens verksamhet. Vi använder bild och film i både tryckta och digitala kanaler, och i internt och externt syfte.

Vi behandlar personuppgifterna namn, e-post eller telefon samt bilden på dig/ditt barn utifrån ditt samtycke. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke och du har då rätt till att bilderna eller filmerna på dig tas bort i den mån det är möjligt.

Bilder lagras i Katrineholms kommuns bildarkiv. Bilderna finns tillgängliga att använda och publicera under cirka 4 år från fototillfället. Därefter arkiverar vi bilderna i enlighet med Arkivlagen. Film lagras på en lokal server.

Laglig grund för behandlingen: Samtycke och allmänt intresse.
Personuppgiftsbiträde: Meriworks
Personuppgiftsansvarig: Kommunledningsförvaltningen

Biblioteket

Katrineholms bibliotek sparar och hanterar dina personuppgifter. Det är i huvudsak ditt namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. Ditt personnummer behövs av hänsyn till vikten av säker identifiering. De personuppgifter vi behandlar har vi fått från dig som låntagare när du ansökt om ditt lånekort. Uppgifterna kan komma att uppdateras utifrån folkbokföringsregistret.

Vi behöver dina personuppgifter för att du ska kunna låna böcker och använda våra digitala tjänster. Vi behöver också dina personuppgifter för att vi ska kunna påminna dig om när lånetiden är på väg att gå ut, skicka aviseringar och eventuella ersättningskrav. Biblioteket kommer inte att använda dina uppgifter till mer än vad som krävs för att du ska kunna använda bibliotekets tjänster.

Uppgifterna och ditt lånekonto sparas tills du själv ber om att de ska ändras eller tas bort.

Dina personuppgifter delas med våra systemleverantörer, med vilka vi har personuppgiftsbiträdesavtal. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag.

Behandlingar kopplade till att låna ut medier: Ansökan om lånekort, bokväskor, bokväskor 2 förskolor, Libris fjärrlån, inköpsförslag av medier, inhämta adressuppgifter från folkbokföringsregistret, utskick av utskrifter sena lån, reservationslappar, skapa konto på MTM Legimus, målsmans underskrift vid lånekort till barn under 15 år.

Behandlingar kopplade till tjänster: Ansökan om meröppet, meröppet spärr, boka bibliotekarie, myndighetsbrevlådan, sommarboken, Nortic biljettsystem, grupprum, anhörigblankett, friskanmälan, volontärer språkcafé, bokning av publika datorer

Behandlingar kopplade till skolbibliotek: Namn på lånekort, närvaro biblioteksrådet, brandmapp.

Laglig grund för behandlingen: myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Personuppgiftsbiträden: Microsoft, Libriotech AS, FörlagEtt, Axiell Sverige, Axiell Media, Nordic Peak.
Vi är personuppgiftsbiträde åt MTM (Myndigheten för tillgängliga medier).

Personuppgiftsansvarig: kulturnämnden

Perrongen

Perrongen sparar och hanterar dina personuppgifter. Det är i huvudsak ditt namn vi behöver, och i vissa fall ditt personnummer. De personuppgifter vi behandlar har vi fått från dig som ungdom i vår verksamhet, när du ansöker om studiokort, bokar ett rum, lånar utrustning från oss och/eller anmäler dig till våra evenemang. Vi använder endast ditt personnummer vid nyckelkvittenser, och vi förvarar då dina personuppgifter i ett kassaskåp. Ditt personnummer behövs av hänsyn till vikten av säker identifiering.
Vi behöver dina personuppgifter för att du ska kunna använda våra rum, ska kunna låna material från oss, för att du ska kunna delta i våra evenemang och för att du som arrangör ska kunna låna nycklar av oss. Perrongen kommer inte att använda dina uppgifter till mer än vad som krävs för att du ska kunna använda Perrongens tjänster.

Dina personuppgifter kan komma att delas internt i Perrongens verksamhet, för att vi ska kunna bistå med våra tjänster. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag.

Behandlingar: nyckelkvittens, medgivandeblankett vid publicering av bilder, uthyrningskontrakt, ansöka om studiokort, anhörigblankett

Laglig grund för behandlingen: myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse. Det kan också ske genom avtal med dig. Eller genom samtycke om det gäller publicering av bilder.

Personuppgiftsbiträden: Microsoft, Nordic Peak

Personuppgiftsansvarig: kulturnämnden

Konsthallen

Katrineholms konsthall sparar och hanterar dina personuppgifter. Det är i huvudsak ditt namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. Ditt personnummer behövs av hänsyn till vikten av säker identifiering och utbetalning. De personuppgifter vi behandlar har vi fått av dig i samband med anmälan till deltagande i utställningar. Det behövs även för vår rapportering till BUS (upphovsrätt). Vi skickar även ut inbjudningar och hanterar då en e-postadress som vi fått av dig.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag.

Behandlingar: Nyhetsbrev från Paloma, ansökan till vintersalong, rapportering till BUS, avtal/kontrakt/uppdrag, konstregister, utställningskontrakt.

Laglig grund för behandlingen: myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse. Det kan också ske genom avtal med dig. Eller genom samtycke om det gäller publicering av bilder.

Personuppgiftsbiträden: Microsoft, Paloma, Nordic Peak

Personuppgiftsansvarig: kulturnämnden

Lyckliga Bibblan

Lyckliga Bibblan sparar och hanterar dina personuppgifter. Det är i huvudsak ditt namn, telefonnummer och/eller e-postadress. De personuppgifter vi behandlar har vi fått från dig som deltar i våra aktiviteter.

Vi behöver dina personuppgifter för att du ska kunna delta i vår verksamhet och använda våra tjänster. Uppgifterna sparas tills du själv ber om att de ska ändras eller tas bort.

Dina personuppgifter delas med våra systemleverantörer, med vilka vi har personuppgiftsbiträdesavtal. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag.

Behandlingar: anmälan till deltagande i aktiviteter, lista bokcirkel Lyckliga bibblan

Laglig grund för behandlingen: myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse. Det kan också ske genom avtal med dig. Eller genom samtycke om det gäller publicering av bilder.

Personuppgiftsbiträden: Microsoft, Sweco (ett konsultföretag som utvärderar projektet Lyckliga Bibblan)

Personuppgiftsansvarig: kulturnämnden

Lyckliga Gatorna

Lyckliga Gatorna sparar och hanterar dina personuppgifter. Det är i huvudsak ditt förnamn och telefonnummer till din/dina vårdnadshavare. Vi hanterar även epostadress, namn och telefonnummer. De personuppgifter vi behandlar har vi fått från dig. Vi behöver dina personuppgifter för att du ska kunna ta dela av våra aktiviteter och för att vi ska kunna kommunicera med dig som arrangör och för att hantera eventuella fakturor och för att du ska kunna använda vår e-tjänst. Vi kan komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag.

Behandlingar: anmälan till deltagande i aktiviteter, arrangerande av aktiviteter

Laglig grund för behandlingen: myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse. Det kan också ske genom avtal med dig. Eller genom samtycke om det gäller publicering av bilder.

Personuppgiftsbiträden: Microsoft, Sweco (ett konsultföretag som utvärderar projektet Lyckliga Bibblan), Nordic Peak

Personuppgiftsansvarig: kulturnämnden

Administrationen

När Administrationen behöver spara och hantera dina personuppgifter gäller det huvudsakligen ditt namn, telefonnummer, e-postadress och personnummer/organisationsnummer. Detta exempelvis i samband med hantering av olika ärenden eller utbetalning av stipendier och föreningsbidrag. Alla dessa ärenden diarieförs. Det betyder att vi sparar uppgifterna. Ditt personnummer/organisationsnummer behövs för att göra en säker identifiering av vem du eller din organisation är.

Personuppgifterna som vi behandlar har vi fått från dig och från vårt interna föreningshanteringssystem Interbook go. Vi behöver dem för att du ska kunna använda våra tjänster eller för att du ska kunna kommunicera med oss.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag.

Behandlingar kopplade till ansökningar/stipedier: stipendium, stipendium ung, snabba stålar, KVISK, grundbidrag, projektbidrag, arrangemangsgaranti och särskilt kulturstöd.

Behandlingar: inkomna ärenden, utbetalningar, diarieföring.

Laglig grund för behandlingen: myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse. Det kan också ske genom avtal med dig. Eller genom samtycke om det gäller publicering av bilder.

Personuppgiftsbiträden: Microsoft, Nordic Peak, Explizit

Så här hanterar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas av Katrineholms kommun och socialförvaltningen enligt de regler och lagar som gäller. Här beskriver vi vad som specifikt gäller för socialförvaltningen.

I beskrivningen ingår ändamålet, vilken behandling som utförs, kategorier av personuppgifter, gallring och arkivering samt vilken laglig grund vi som ansvariga har för behandlingen. Det är socialnämnden som ansvarar för de behandlingar som beskrivs här.

För alla personuppgiftsbehandlingar gäller att de inom vår organisation som har behov av att ta del av uppgifterna i sitt arbete kommer att ta del av uppgifterna. På grund av bestämmelserna om allmänna handlingar i Tryckfrihetsförordningen kan andra komma att ta del av personuppgifter som vi behandlar. Om du vill begära rättelse, radering, begränsning av användande av dina personuppgifter eller har en begäran om dataportabilitet kontakta socialnämnden genom kontaktuppgifterna nedan. P.g.a. de lagar som styr vår verksamhet kan dina rättigheter komma att begränsas.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att hanteras den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig enligt fastställda gallringsrutiner. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Beskrivning av socialnämndens behandling av personuppgifter Pdf, 134.3 kB.

Begäran av registerutdrag

Du har rätt att begära information om vilka behandlar vi utför om dig. Kontakta socialforvaltningen@katrineholm.se för att få ut det.

Klagomål

Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina personuppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna, blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas kontaktar du Katrineholms kommuns dataskyddsombud på e-post: dataskyddsombud@katrineholm.se. Om du fortfarande inte är nöjd med hur Katrineholms kommun sköter ditt ärende har du rätt att skicka ett klagomål avseende behandlingen av personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Länk till annan webbplats.

Kontakta oss

Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och dataskydd genom att kontakta Katrineholm kommuns dataskyddsombud på e-post: dataskyddsombud@katrineholm.se alternativt att ta kontakt med socialförvaltningen via socialforvaltningen@katrineholm.se.

Elevadministration

För ändamål gällande elevadministration för vuxenutbildning samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers namn, personnummer och adress. Vid ansökan samlas även telefonnummer och e-postadress in. Vidare behandlas uppgifter om vilken kurs eleven läser, frånvaro och studieplaner. Uppgifterna behövs för att ta fram klasslistor, sätta betyg och kontakta eleven vid behov. Vi har en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om personnummer, provresultat på nationella prov, utbildningsresultat, slutbetyg, gymnasieexamen för elever på kommunal vuxenutbildning till Statistiska centralbyrån. Gallring sker efter 10 år enligt dokumenthanteringsplan.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: Gotit AB

Lärplattform

Inom Viadidakt använder vi lärplattformen itslearning. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn, personnummer, e-postadress, användarnamn och grupptillhörighet. Uppgifterna hämtas från vårt elevadministrativa system. Syftet med behandlingen är att följa upp elevernas kunskapsutveckling samt att sköta kommunikationen mellan lärare och elever.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: itslearning AB

Deltagaradministration

För administration av deltagare inom arbetsmarknadsåtgärder behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. Ändamålet är hantering av åtgärdsbeslut och placeringar. Uppgifterna samlas in från den registrerade. Gallring sker efter fem år enligt dokumenthanteringsplan.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse/myndighetsutövning.

Personuppgiftsbiträde: 2Bra system AB

Hemtjänst

Vid ansökan och utförande av hemtjänst behandlas följande personuppgifter:
Namn, efternamn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa.
I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25 sparas behandlingen för evigt.
Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare av hemtjänst som du valt.
Fakturaunderlag sparas i 10 år och innehåller uppgifter om namn, efternamn, personnummer, adress och hälsa.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträden: Information om utförare av hemtjänst enligt lagen om valfrihetssystem finns under rubriken Utförare av hemtjänst

Särskilt boende

Vid ansökan och utförande av särskilt boende behandlas följande personuppgifter: Namn, efternamn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa. I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25 sparas behandlingen för evigt.
Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare av hemtjänst som du valt.
Fakturaunderlag sparas i 10 år och innehåller uppgifter om namn, efternamn, personnummer, adress och hälsa.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.

Insatser för personer med funktionsnedsättning

Vid ansökan och utförande av insatser enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) behandlas följande personuppgifter:
Namn, efternamn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa.
I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25, samt ärenden gällande barn placerade i familjehem, sparas behandlingen för evigt.
Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare som är aktuell.
Fakturor från utförare sparas i 10 år och innehåller uppgifter om namn, personnummer, hälsa.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.

Insatser för personer med psykisk funktionsnedsättning

Vid ansökan och utförande av insatser för personer med psykisk funktionsnedsättning behandlas följande personuppgifter:
Namn, efternamn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa.
I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25 sparas behandlingen för evigt.
Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare som är aktuell.

Fakturaunderlag sparas i 10 år och innehåller uppgifter om namn, efternamn, personnummer, adress och hälsa.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.

Bostadsanpassning

Vid ansökan om Bostadsanpassningsbidrag behandlas följande personuppgifter:
Namn, efternamn, personnummer, kontonummer, telefonnummer, adress, e-postadress, fastighetsbeteckning och hälsa.
I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna fatta beslut.

Behandlingen sparas i 10 år efter sista anteckningen.
Vissa uppgifter kan, på den enskildes begäran, komma att lämnas vidare till t.ex. kontaktperson eller entreprenör.

Kopia på fakturor från entreprenör innehåller uppgifter om namn och adress. Fakturor sparas i 10 år.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: G Widergren Ärendehantering AB

Färdtjänst och Riksfärdtjänst

Vid ansökan och utförande av färdtjänst och riksfärdtjänst behandlas följande personuppgifter:
Namn, efternamn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa.
I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service.

Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckningen.

Samtliga uppgifter lämnas ut till det bolag som utför färdtjänst eller riksfärdtjänst.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.