Nytt affärssystem & Vantjänst 2019

Fakturerar du Katrineholms kommun? Katrineholms kommun kommer från 1 januari 2019 att byta affärssystem och vantjänst; växel för elektroniska meddelanden.

Vårt avtal med vantjänsterna InExchange, Pagero och Opus Capita kommer att avslutas. Ny leverantör är CGI BTS.

Vi ber er säkerställa att era utgående e-fakturor skickas till kommunen via CGI BTS. Omläggningen kommer att ske 2019-01-04.

I och med att avtalet med InExchange avslutas kommer även tjänsten för självregistrering av e-fakturor via kommunens hemsida avslutas.

Skicka e-faktura till Katrineholms kommun

Kommunen effektiviserar sin fakturahanteringsprocess genom att i första hand ta emot elektroniska fakturor. Detta för att öka säkerheten och effektivisera processen vilket spar både miljö och pengar.

Lag om krav på e-faktura

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277). Lagen innebär att alla inköp som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med en e-faktura. Inköp som görs av kommunen ska därför faktureras med en e-faktura. Kom även ihåg att ange vår referens i fakturan.

Lagen träder i kraft den 1 april 2019. Från detta datum gäller e-faktura för er som leverantör till kommunen.

Observera att PDF inte är ett godkänt format.

För mer information om lagkravet, se www.digg.se www.sfti.se och www.skl.se

Här kan du läsa mer om lagen:

https://www.digg.se/nationella-digitala-tjanster/e-handel-och-e-faktura/obligatorisk-e-faktura-till-offentlig-sektor/fragor-och-svar

Ni som kan leverera e-faktura

Fram till och med 31 mars 2019 kan kommunen ta emot Svefaktura och Svefaktura BIS 5A 2.0 via Peppol-nätverket eller direkt via CGI BTS.

Från 1 april 2019 kan vi även ta emot det nya formatet PEPPOL BIS Billing 3 fakturor via nätverket PEPPOL.

PEPPOL-ID 0007:2120000340

GLN 7362120000340

Org. nr 2120000340

Beställarreferens placeras i fältet RequisitionistDocumentReference (Svefaktura)

Ordernummer placeras i InvoiceLine/OrderLineReference (Svefaktura)

Ni som inte kan leverera e-faktura

För er som inte har avtal enligt tidigare beskriven lagstiftning

Pappersfakturor ska skannas och skickas per mail som E-postfakturor till kfaktura@katrineholm.se

Flera fakturor kan skickas i samma mail.

• Varje faktura måste levereras som 1 pdf eller tif fil
• Varje faktura med eventuell bilaga ska sändas tillsammans i samma fil

Fakturareferens

Referens måste finnas med på fakturan.

Orderreferens

Katrineholms kommun arbetar aktivt med inköpsstyrning genom e-handel. När ni som leverantör mottar en inköpsorder via e-handelssystemet eller rekvisition ska ordernumret returernas i fakturan. Ordetnumret har formen IN+datum+löpnummer ex. IN20181201-1

Beställarreferens

När inköpsorder inte kan lämnas ska beställarreferens anges. Beställaren ansvarar för att lämna referensen. Referensen skrivs med versaler och utan mellanslag. Referensen består av prefix ZX följt av 8 siffror. Totalt 10 tecken.

Kontaktuppgifter

Ekonomi och upphandlingsavdelningens support

0150-488005, supportekonomiochinkop@katrineholm.se