Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen innebär att alla svenska och utländska medborgare har rätt  att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter och förvaltningar.

Syftet är att ge dig insyn i kommunens verksamheter. På så sätt har du också möjlighet att påverka kommunen. Denna rättighet har i princip funnits i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. 

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Enligt Tryckfrihetsförordningen är en handling varje ”framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniska hjälpmedel”. Det kan till exempel vara ett brev, ett protokoll, ett beslut, ett e-post, ett fax, en video- eller bandupptagning eller ett fotografi. 

En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän

Enligt Tryckfrihetsförordningen är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet, är inkommen dit eller i sin slutliga form är upprättad där. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial såsom utkast till skrivelse. Dessa blir allmänna när handlingarna skickas (expedieras) till någon utanför myndigheten, färdigställts eller justerats samt när ett ärende handlingen tillhör avslutats.

Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Alla allmänna handlingar som inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem. 

Vad innebär sekretess?

Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskildas personliga och ekonomiska förhållanden eller kommunens ekonomiska intressen. En särskild lag, sekretesslagen, anger vilka uppgifter som kan omfattas av sekretess och i vilken verksamhet. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vilka uppgifter som omfattas av sekretess i samband med att någon begär att få ta del av uppgifterna. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver ”hemligt”, ”förtroligt ” eller ”konfidentiellt” så kanske ändå inte innehållet bedöms omfattas av sekretess, om inte lagen medger det. 

Var finns handlingarna?

Kommunen (och alla andra offentliga förvaltningar) måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. Det är kommunens olika förvaltningar och företag som ansvarar för att handlingarna registreras eller hålls ordnade så att det utan svårighet går att fastställa vilka handlingar som har kommit in eller upprättats. De vanligaste sätten att registrera handlingar är i ett diarium eller i en postlista, som då också är en allmän offentlig handling.

Kommunens handlingar

Utlämnande av allmän handling

Den som vill ta del av en allmän handling ska vända sig till den förvaltning som förvarar handlingen. En begäran att få ta del av en allmän handling ska prövas genast eller så snart som möjligt. Prövningen omfattas av om handlingen är allmän och om den är offentlig eller helt eller delvis omfattas av sekretess. Prövningen görs i första hand av den tjänsteman som har handlingen i sin vård eller som genom rutiner i till exempel arbetsordning fått i uppgift att utföra detta. Det besked som lämnas är inte formellt ett beslut och kan därför inte överklagas. 

Hur fort kan jag få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut ”skyndsamt”. I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om det inte är självklart att uppgifterna i handlingen är allmänna eller kan omfattas av sekretess måste viss tid ges för kommunen/företaget att göra denna bedömning. 

Får jag ta med dem hem?

Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kommunen har fastställt avgifter för kopior av allmänna handlingar. 

Kan jag få handlingar via e-post?

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post eller i annan elektronisk form.

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du normalt inte tala om vem du är när du vill ta del av allmänna handlingar. Du behöver då inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. För att kommunen/företaget ska kunna göra en sekretessprövning kan det ibland vara nödvändigt att veta vem som frågar efter uppgifterna och till vad de ska användas.  

Du kan klaga

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen. 

Att tänka på

Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra om inte uppgifterna omfattas av sekretess. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev registreras.

Skicka ett tips om sidan till någon
Kommunledningsförvaltningen
Postadress: 641 80 Katrineholm
Telefon: 0150-570 07
Växel: 0150-570 00
Kontaktformulär Meddelandet skickas till: Kommunledningsförvaltningen
* = Obligatorisk uppgift
*